目的：规范记录的标识、收集、填写、存储、保护、检索、保留和处置，确保记录真实、完整、清晰、可追溯，能够证明管理体系有效运行和检测结果可靠。
适用范围：适用于所有与检测活动和管理体系相关的记录，包括原始检测记录、设备校准记录、人员培训记录、内审记录、管理评审记录、投诉处理记录、样品管理记录等。
责任人：各部门负责本部门记录的填写和初步整理；质量部负责记录控制制度的建立和监督；档案管理员负责记录的归档、保管和借阅管理。
记录表格应在文件控制中设计和审批，确保记录栏目齐全、便于填写、可追溯。表格应有唯一编号、版本号、页码。
记录应在活动进行时及时填写，不得提前写、事后补写或誊抄。填写要求：真实、准确、清晰、完整；修改时单线划改、签名、注明日期和原因。
检测完成后，检测人员将原始记录、图谱、计算过程等按任务编号整理，交部门负责人或指定人员复核。
复核后的记录按项目编号/年份/月份归档，建立《记录归档清单》。电子记录按相同规则存入服务器指定目录。
纸质记录存放于防火、防潮、防虫、防磁的档案室；电子记录定期备份并设置访问权限，防止丢失、篡改和未授权访问。
建立记录索引或台账，便于快速检索。借阅记录需填写《记录借阅登记表》，未经批准不得复印或带离实验室。
超过保存期限的记录按《记录销毁记录表》进行销毁，保留销毁清单。涉及客户保密或法律纠纷的记录应延长保存期限。
| 要求 | 说明 | 错误示例 | 正确示例 |
|---|---|---|---|
| 及时 | 活动发生时同步记录 | 下班后统一补记 | 每测一个样品立即记录 |
| 真实 | 如实记录实际数据 | 凭记忆填写或预填数据 | 按仪器显示实际读数记录 |
| 清晰 | 字迹工整，易于辨认 | 潦草、涂改多处 | 用黑色签字笔工整填写 |
| 完整 | 必填项无遗漏 | 缺日期、缺签名 | 日期、时间、数据、签名齐全 |
| 可追溯 | 能追溯到人员、设备、样品 | 只写结果不写设备编号 | 记录设备编号、样品编号、环境条件 |
| 修改规范 | 单线划改，保留原值 | 涂黑、涂改液覆盖 | 原值上单线划改，旁签姓名日期 |
| 归档编号 | 任务编号 | 记录名称 | 份数/页数 | 归档日期 | 保存期限 | 存放位置 | 归档人 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| R-2026-0156 | DC-2026-156 | 安规测试原始记录+图谱 | 15 页+5 张 | 2026-08-06 | 6 年 | 档案室 A 柜 3 层 | 张档案 |
| R-2026-0157 | DC-2026-157 | 盐雾试验原始记录 | 8 页 | 2026-08-07 | 6 年 | 档案室 A 柜 3 层 | 张档案 |
| R-2026-0158 | DC-2026-158 | EMC 辐射发射原始记录 | 22 页+3 张频谱图 | 2026-08-08 | 6 年 | 档案室 A 柜 3 层 | 张档案 |
| R-2026-0159 | DC-2026-159 | 电机耐久性试验原始记录 | 36 页 | 2026-08-09 | 6 年 | 档案室 A 柜 4 层 | 张档案 |
| R-2026-0160 | DC-2026-160 | 环境试验（高低温）原始记录 | 18 页+6 张曲线 | 2026-08-10 | 6 年 | 档案室 A 柜 4 层 | 张档案 |
| R-2026-0161 | IN-2026-003 | 2026 年内部审核报告+检查表 | 45 页 | 2026-07-20 | 6 年 | 档案室 B 柜 1 层 | 王炎 |
| R-2026-0162 | MR-2026-001 | 2026 年管理评审会议记录 | 28 页 | 2026-06-15 | 6 年 | 档案室 B 柜 1 层 | 王炎 |
| R-2026-0163 | COR-2026-005 | 不符合项整改记录 | 12 页+2 张照片 | 2026-07-25 | 6 年 | 档案室 B 柜 2 层 | 张档案 |
| R-2026-0164 | EQ-2026-032 | 2026 年设备校准证书归档 | 68 份 | 2026-03-01 | 6 年 | 档案室 C 柜 1 层 | 胡云海 |
| R-2026-0165 | PER-2026-018 | 人员培训与能力确认记录 | 24 份 | 2026-05-30 | 离职后 3 年 | 档案室 C 柜 2 层 | 施晶晶 |
| 借阅日期 | 记录编号 | 记录名称 | 借阅人 | 借阅事由 | 归还日期 | 保管人 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 2026-08-10 | R-2026-0156 | DC-2026-156 原始记录 | 施晶晶 | 客户投诉调查 | 2026-08-12 | 王炎 |
| 2026-07-18 | R-2026-0161 | 2026 年内审检查表 | 胡云海 | 管理评审输入资料 | 2026-07-22 | 王炎 |
| 2026-08-01 | R-2026-0164 | 设备校准证书（部分） | 印海华 | 设备管理监督抽查 | 2026-08-03 | 胡云海 |
| 2026-06-20 | R-2026-0162 | 管理评审会议记录 | 王坤 | 起草纠正预防措施 | 2026-06-25 | 王炎 |
| 2026-08-05 | R-2026-0158 | EMC 测试原始记录 | 施晶晶 | 能力验证对照 | — | 王炎 |
| 日期 | 记录名称/编号 | 记录期间 | 保存期限 | 销毁数量 | 销毁方式 | 监销人 | 经办人 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 2026-07-15 | 2018 年度检测原始记录 | 2018.01-2018.12 | 6 年 | 200 份 | 碎纸机粉碎 | 质量负责人 | 张档案 |
| 2026-05-20 | 2019 年度设备校准证书复印件 | 2019.01-2019.12 | 6 年 | 35 份 | 碎纸机粉碎 | 技术负责人 | 张档案 |
| 2026-04-10 | 2018 年内部审核检查表 | 2018-09-15 | 6 年 | 1 份 | 碎纸机粉碎 | 质量负责人 | 王炎 |
| 2026-03-05 | 2016 年管理评审记录 | 2016-11-20 | 6 年 | 1 份 | 碎纸机粉碎 | 质量负责人 | 王炎 |
| 2026-02-18 | 2018 年客户投诉处理记录 | 2018.03-2018.11 | 6 年 | 5 份 | 碎纸机粉碎 | 质量负责人 | 张档案 |
| 记录类别 | 保存期限 | 依据 | 备注 |
|---|---|---|---|
| 检测原始记录及报告副本 | ≥6 年 | 认可准则/实验室规定 | 含电子记录备份 |
| 设备校准/检定证书复印件 | ≥6 年 | 认可准则 | 原件可长期保存 |
| 人员培训与能力确认记录 | 离职后 ≥3 年 | 实验室规定 | |
| 内部审核记录 | ≥6 年 | 认可准则 | |
| 管理评审记录 | ≥6 年 | 认可准则 | |
| 投诉处理记录 | ≥6 年 | 认可准则 |