目的：确保管理体系文件在编制、审核、批准、发放、使用、更改、作废和回收全过程受控，防止误用作废文件，确保各场所使用的文件均为现行有效版本。
适用范围：适用于质量手册、程序文件、作业指导书、记录表格、外来文件（标准、法规、客户图纸）、内部通知等所有与管理体系相关的文件。
责任人：质量部负责文件控制系统的建立和维护；文件编制部门负责内容准确性和及时更新；各部门负责按规定使用现行有效文件。
由责任部门按模板编制文件，明确目的、适用范围、职责、流程、相关文件和记录。文件编号、版本号、页码应规范。
部门负责人审核文件内容的准确性和可操作性；涉及多部门的文件应会签；技术文件由技术负责人审核，管理文件由质量负责人审核。
质量手册由最高管理者批准；程序文件由质量负责人/技术负责人批准；作业指导书由部门负责人批准；外来文件由归口管理部门确认适用性。
文件管理部门建立《文件发放回收登记表》，按需求发放纸质或电子文件，纸质文件加盖“受控”章，电子文件设置只读或 PDF 格式。
使用人员应在文件管理部门或指定平台获取现行有效版本；现场不得使用私自打印、复印、手抄的文件；作废文件应及时交回。
文件需要修改时填写《文件更改申请单》，说明更改原因和内容，按原审批流程审批；更改后更新版本号，重新发放并回收旧版本。
作废文件加盖“作废”标识，可保留一份作历史参考但应隔离存放；其余作废文件回收销毁，填写《文件销毁记录表》。
| 层级 | 代号 | 编号示例 | 说明 |
|---|---|---|---|
| 质量手册 | QM | QM-01 | Quality Manual |
| 程序文件 | QP | QP-04《文件控制程序》 | Quality Procedure |
| 作业指导书 | WI | WI-EM-05《EMC 测试作业指导书》 | Work Instruction |
| 记录表格 | QR | QR-08-01《文件发放回收登记表》 | Quality Record |
| 外来文件 | WL | WL-GB-3883.1-2014 | 外来标准/法规 |
| 文件编号 | 文件名称 | 版本 | 发放日期 | 发放份数 | 接收部门/人 | 回收日期 | 发放人 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| QP-04 | 文件控制程序 | A/1 | 2026-01-10 | 1 | 质量部/胡云海 | — | 王炎 |
| WI-SAF-03 | 耐压测试作业指导书 | B/0 | 2026-05-20 | 3 | 安规组/王坤等 | 2026-06-15（旧版） | 王炎 |
| 项目 | 内容 |
|---|---|
| 文件编号/名称 | WI-SAF-03《耐压测试作业指导书》 |
| 现行版本 | B/0 |
| 更改原因 | 标准 GB/T 3883.1-2014 对耐压测试条件有更新解释 |
| 更改内容 | 第 5.3 条耐压测试电压由 1500V 调整为 1800V |
| 申请人 | 胡云海 |
| 审核人 | 王坤 |
| 批准人 | 技术负责人 |
| 新版本号 | B/1 |
| 生效日期 | 2026-08-01 |
| 文件编号 | 文件名称 | 来源 | 版本/年号 | 归口部门 | 适用性确认 | 更新跟踪 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| WL-GB-3883.1 | GB/T 3883.1-2014 | 国家标准 | 2014 | 技术部 | 适用 | 每半年查新 |
| WL-CNAS-CL01 | CNAS-CL01 认可准则 | CNAS | 2018 | 质量部 | 适用 | 关注官网更新 |
| WL-CISPR-14-1 | CISPR 14-1 | 国际电工委员会 | 2020 | EMC 组 | 适用 | 每年查新 |
| 日期 | 文件编号/名称 | 版本 | 销毁数量 | 销毁方式 | 监销人 | 经办人 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 2026-06-15 | WI-SAF-03《耐压测试作业指导书》 | A/2 | 3 份 | 碎纸机粉碎 | 质量负责人 | 李管理员 |